Scroll to Top

MENGEFISIENSIKAN TATA KELOLA LEMBAGA

By Ujianto Faperta / Published on Tuesday, 10 Jul 2018 00:00 AM / No Comments / 108 views


Pada Rapat persiapan UAS semester genap 2018, Kasubbag akademik melaporkan kesulitan untuk merekap absen untuk mengevaluasi kehadiran sebagai dasar penentuan Mahasiswa TB (tidak boleh ikut ujian) karena tingkat kehadirannya kurang dari 75%. Apa solusinya? Petugas absen gedung barat dan gedung timur, tersedia. Mereka mengelola absen. Usai kuliah, Mhs yang absen, tidak ada tanda tangan, petugas mencoret dengan spidol, lalu menghitung jumlah Mahasiswa yang absen pada setiap kali tatap muka untuk Mata kuliah tertentu. Data itu, langsung diinput, dan pekerjaan selesai setiap kali selesai kuliah, tidak perlu waktu khusus untuk merekap data absensi. Yang perlu disiapkan: satu unit laptop, desain formulir rekapan data absen sesuai kebutuhan, lalu diajar dan tuntun petugas absen untuk entri data. Dengan menggunakan sistem kerja berbasis IT dan kemandirian, sepertinya tidak akan muncul masalah itu.

Efisiensi bisa juga dicapai dengan melibatkan mahasiswa. Suatu periode, lebih 100 Mahasiswa mengajukan permohonan dosen pembimbing skripsi. Mereka mengisi surat permohonan, dilampiri dengan dua judul (tentatif) skripsi, calon dosen pembing utama dan pendamping, masing masing dua nama. Pegawai mengentri data, habis waktu hampir seminggu. Bagaimana agar pekerjaan bisa diselesaiakan dengan lebih efisien? Hal ini bisa diselesaikan dengan Mahasiswa mengisi data tersebut sendiri sendiri menggunakan Google Form. Prodi terima jadi data yang sudah dalam bentuk rekapan oleh Google Form. Begitu waktu deadline tiba, data sudah siap, olah lanjut dilakukan untuk menetapkan pembimbing skripsi mahasiswa. Melibatkan mahasiswa seperti itu, hendaknya dipandang sebagai proses pembelajaran, bukan menambah loading kerja mahasiswa. Dengan cara itu, Mhs diberi kesempatan merasakan dan menggunakan langsung teknologi maju yang meningkatkan efisiensi.

Teknologi tersedia, sarana prasarana juga ada walau masih perlu terus disempurnakan. Namun dengan memanfaatkan yang ada, selangkah maju dicapai dalam meningkatkan efisiensi penyelenggaraan Administrasi perkantoran. Semoga barokah, (Abus. Selasa, 07/07/18)

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *