Scroll to Top

MENGATASI OVERLOADING KERJA PEGAWAI DENGAN MELIBATKAN MAHASISWA

By Ujianto Faperta / Published on Saturday, 20 Oct 2018 03:07 AM / No Comments / 69 views


MENGATASI OVERLOADING KERJA PEGAWAI DENGAN MELIBATKAN MAHASISWA
Menghadiri Rapat Pangkalan data Fakultas Pertanian Unram, Senin, 15/10/18, Dekan menginformasikan bahwa performan data PDPT PSA dan Prodi lain di Fakultas Pertanian rendah. Hal ini menantang, karena kenapa yang lain bisa, kita tidak bisa? Memantau derap kerja sehari hari di Prodi dan fakultas, terkesan tingkat penggunaan IT untuk penyelesaian pekerjaan masih rendah. Pegawai masih mengetik ulang data, mestinya cukup di copy paste, karena tersedia dalam bentuk softfile. Kelemahan lain dan sangat signifikan yaitu kurang melibatkan Mhs untuk mengerjakan inputing data untuk kepentingan mereka, misal pengisian data permohonan dosen pembimbing untuk dikompilasi. Selama ini keterlambatan penentuan dosen pembimbing karena telatnya mengolah data, karena lamanya pengentrian data. Melibatkan Mhs dinilai efektif, selain meringankan beban lembaga, Mhs berkesempatan dibina membiasakan diri untuk mandiri dengan sistem kehidupan ril yang ada di kampus. Mestinya tidak ada lagi Mhs yang yang tidak tahu tombol power CPU, atau bagaimana mencari file dengan cepat, misal. Lembaga menyediakan form, membangun sistem untuk digunakan oleh Mhs sehingga mereka terinspirasi bahwa ada cara yang lebih cepat dalam menyelesaikan pekerjaan. Rorongan IT sering disebut sebagai penyebab kenapa pegawai enggan menggunakan IT dalam pekerjaan. Fitur SIA yang berubah sehingga tidak mudah melakukan sinkronisasi data yang sudah di input, menyebabkan kegagalan sinkronisasi data yang berakibat hilang data yang diinput.

Penyebab lain telatnya selesai pekerjaan pegawai adalah: arahan atasan yang kurang konkrit dan kurang menyentuh aspek ‘How”. Umumnya atasan meminta mengerjakan ini dan itu, tapi tidak dipantau bagaimana cara pegawai melakukan isntruksi itu. Pekerjaan utama atasan mestinya membangun sistem kerja yang kondusif, baik ruangan maupun alat fasilitas kerja.

Penyebab lain lagi adalah kurang fokus. pegawai tertentu mengerjakan pekerjaan yang bukan porsinya, bukan tupoksinya. Pengisian BKD serdos, dan BKD Remun perlu ditegaskan apakah porsi dosen atau pegawai. Yang mengerjakannya adalah orang yang lebih efisien melakukannya, mestinya.

Memang masalah tidak semuanya berada dalam kendali kita (beyond the control), namun sejumlah kendala bisa diatasi. Menerapkan sistem backup misal, merupakan cara mengatasi hilang data. Efisien operasi aplikasi bisa dilakukan dengan memahirkan jari menggunakan multi widows. Perpindahan dari dindow satu ke window lainnya cukup dengan menekan alt tab, misal. Masih banyak fasilitas yang disediakan perangkat komputer untuk meningkatkan efisiensi kerja dalam menyelesaikan pekerjaan.

Kuliah STI yang dihadirkan kurikulum Fakultas Pertanian Unram, dinilai belum membuahkan outcome, masih sebatas output berupa nilai mata kuliah. Indikasinya misal, belum banyak Mhs yang menggunakan fasiltas ToC dalam membuat daftar isi, daftar tabel dan daftar lainnya secara otomatis. Mereka masih membuat daftar tersebut secara manual, sehingga kalau terjadi perubahan, harus diedit manual yang memakan waktu jauh lebih banyak.

Masih tanda tanya, kenapa Mhs enggan menggunakannya? Secara teori, orang mau melakukan sesuatu, kalau sesuatu itu berguna. IT, jelas berguna dalam meningkatkan efisiensi kerja, menggapai dayasaing. Mengatasi ini, PSA membuka kesempatan magang ‘membangun sitem kerja berbasis IT. Hasilnya, signifikan, pekerjaan PSA banyak yang tergarap, Mhs berkesempatan berlatih, tidak saja berhenti sampai mengetahui caranya bagaimana, tetapi juga sampai mahir. Kerja sama segenap dosen dan akademisi dalam mendorong Mhs untuk membiasakan penggunaan IT akan mewarnai keberhasilan dalam meningkatkan produktivitas, semoga. (Kontributor, Abdullah Usman, Kaprodi PSA, Kamis, 20/10/18)

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *